Als je weet hoe lang elke taak duurt, kun je nauwkeurige offertes maken en realistische verwachtingen stellen voor projecten. Zo wordt het bijhouden van tijd essentieel voor het managen van projecten.

Met de urenregistratie functie van Rodeo Drive kun je je eigen uren, de tijd van je team en tijdkaarten allemaal op één plek beheren.

Een tijdkaart is een handige manier om de uren bij te houden van meerdere mensen die aan één project werken, maar ook als teamleden tegelijkertijd aan meerdere projecten werken. Tijdkaarten verbeteren de projectuitvoering, -naleving en besluitvorming.

In Rodeo Drive kun je tijdkaarten aanmaken voor elk factureerbaar of niet-factureerbaar tijdslot. Factureerbaar is de geregistreerde tijd waarvoor je een klant factureert, terwijl niet-factureerbaar bijvoorbeeld vakantie, ziekteverlof, vergadering, training of dokterafspraken kunnen zijn.

Door niet-factureerbare tijdkaarten toe te voegen, kun je taken beter beheren en toewijzen op basis van wie beschikbaar is. Laten we de stappen voor het maken van tijdkaarten opsplitsen in factureerbaar en niet-factureerbaar:

Volg deze stappen om een factureerbare tijdkaart aan te maken in Rodeo Drive:

​Stap 1: Navigeer naar de Tijd pagina in de bovenste menubalk.
​

Stap 2: De tijd pagina toont tijdkaarten in een weekweergave. Om een factureerbare tijdkaart toe te voegen voor een specifieke datum, gebruik de navigatiepijlen naast de knop 'Deze week' bovenaan, of klik op het kalenderpictogram om rechtstreeks een datum te selecteren. Klik op de knop 'Deze week' om terug te keren naar de weergave van de huidige week.

Stap 3: Daar maak je een tijdkaart aan door op de knop 'Toevoegen' te klikken of 'Start Tijdschrijven' als het de eerste tijdkaart is.

Stap 4: Factureerbaar is standaard geselecteerd in het eerste veld, selecteer het juiste project en activiteit waaraan deze tijdkaart zal worden gekoppeld en de activiteit.

Stap 5: Klik 'Tijdkaart toevoegen' en je kan nu per dag de uren invullen die er gemaakt zijn.

Dit zijn de stappen om een niet-factureerbare tijdkaart te maken:

Stap 1: Navigeer naar Tijd in de bovenste menubalk.

Stap 2: De tijd pagina toont tijdkaarten in een weekweergave. Om een niet-factureerbare tijdkaart toe te voegen voor een specifieke datum, gebruik de navigatiepijlen naast de knop 'Deze week' bovenaan, of klik op het kalenderpictogram om rechtstreeks een datum te selecteren. Klik op de knop 'Deze week' om terug te keren naar de weergave van de huidige week.

Stap 3: Eenmaal daar maak je een tijdkaart door te klikken op de knop 'Toevoegen' rechtsboven in de pagina of in de midden van de pagina wanneer het de eerste tijdkaart is.

Stap 4: Nadat het venster verschijnt, klik op de eerste veldkeuzelijst (die standaard is ingesteld op 'Facturabel') om het type niet-factureerbare tijd te selecteren. Je wordt vervolgens gevraagd om de datum(s) en de duur in te voeren

Door het vakje 'Standaardrooster gebruiken' aangevinkt te laten, worden je uren voor die dagen automatisch ingevuld op basis van het standaardrooster dat is ingesteld in je profiel. Als je dat vakje uitvinkt, verschijnt er een nieuw veld met de waarde '0', waar je de tijdsduur voor de geselecteerde datum kunt invoeren

Step 5: Nadat je het type en de data hebt geselecteerd, klik je op 'Tijdkaart toevoegen' om deze toe te voegen aan je overzicht.

Er zijn twee manieren om tijd toe te voegen aan een bestaande tijdkaart:

We behandelen alleen het laatste in dit artikel, maar je kunt hier leren hoe je de tijd in realtime kunt volgen.

Om de tijd te registreren die aan een activiteit is besteed, ga je naar Tijd en zoek je de tijdkaart voor de activiteit die je wilt bijhouden. Als je de tijdkaart die je zoekt niet ziet op het eerste scherm, gebruik dan de pijltjes < > bovenaan de pagina om te navigeren, of klik op het kalenderpictogram om een exacte datum te selecteren.

Zoek de tijdkaart die overeenkomt met de activiteit waarvoor je tijd wilt toevoegen. Klik op het relevante vakje dat overeenkomt met de datum waarvoor je tijd wilt registreren. Gebruik je toetsenbord de tijd in te typen in het formaat UU:MM en druk op Enter/Return om het vast te leggen, zoals getoond in het onderstaande voorbeeld:

Als je de ingevoerde tijd moet aanpassen of verwijderen, dubbelklik dan op het overeenkomstige vakje om de tijd te selecteren en druk vervolgens op de Delete/Backspace-toets of typ een andere tijd in.

Als je tijd hebt vastgelegd op de verkeerde activiteit van een tijdkaart, kun je het ofwel verwijderen of overzetten naar een andere tijdkaart, of het nu op hetzelfde project is of niet:

Klik in de Tijd feature op het kalenderpictogram linksboven op de pagina om de datum te selecteren waarvoor de tijdkaart is gemaakt. Je ziet alle tijdkaarten die voor die specifieke dag zijn gemaakt.

Als je de rol Eigenaar, Admin, Financieel Manager of Projectmanager hebt in Rodeo Drive, kun je tijdkaarten maken en beheren voor andere gebruikers in het team.

Bovenaan de pagina Tijd zie je een keuzelijst, waarschijnlijk met jouw naam erop. Klik op de pijl naar beneden om de gebruiker in je team te selecteren voor wie je een tijdkaart wilt maken.

Eenmaal geselecteerd, kun je tijdkaarten voor die gebruiker toevoegen, bewerken of verwijderen door de stappen in dit artikel te volgen, afhankelijk van de actie die je wilt ondernemen.