Rodeo Drive biedt een eenvoudig te gebruiken functie voor contactbeheer waarmee je de informatie van je klanten en leveranciers op één handige plek kunt beheren en organiseren.

In Rodeo Drive is de contactenlijst onderverdeeld in twee niveaus: Organisaties en Contactpersonen.

Dit zijn bedrijven (d.w.z. leveranciers, klanten, dienstverleners) waarmee je samenwerkt en die je vaak zult selecteren bij het maken van een project. Op organisatieniveau sla je details over dat bedrijf op, zoals het belangrijkste e-mailadres, website, telefoonnummer, adres(sen) en klant-ID.

Organisatie specifieke tariefkaarten zijn een geweldige manier om het proces van het maken van je budgetten te versnellen. Als je bijvoorbeeld consistent werk en tarieven voor een specifieke klant hanteert, kun je vooraf tariefkaarten instellen om de gegevens automatisch in te vullen.

Als je vaak met een klant samenwerkt, kun je op organisatieniveau vooraf financiële informatie instellen, zoals markup, betalingsvoorwaarden, standaardtarief en PDF-taal (Engels of Nederlands) voor documenten zoals offertes. Je kunt ook documenten en bestanden opslaan die betrekking hebben op deze organisatie, zoals contracten, notities, enz.

Je kunt pas een contactpersoon aanmaken nadat je een Organisatie hebt aangemaakt. Contactpersonen zijn namelijk altijd verbonden aan een organisatie en bevatten volledige naam, afdeling, e-mailadres en telefoonnummer.

Stap 1: Om een organisatie toe te voegen, of dit nu een klant of leverancier is, ga je naar de pagina Contactenlijst en klik je op de knop 'Voeg organisatie toe':

Stap 2: Er verschijnt een nieuw formulier in het midden van het scherm waar je de organisatie naam invult:

Stap 3: Nadat je de naam hebt ingevoerd, klik je op de knop 'Maak organisatie aan':

Nadat je een organisatie hebt aangemaakt, kun je alle benodigde gegevens invoeren. Binnen een organisatie heb je drie subsecties: contactpersonen, instellingen en bestanden. De organisatiegegevens worden altijd bovenaan weergegeven, ongeacht welke subsectie er wordt getoond.

Stap 1: Om gegevens toe te voegen of te bewerken binnen een organisatie, klik op 'Wijzig' in de rechterbovenhoek of het veld 'Voeg __ toe' binnen de organisatie.

Stap 2: Een nieuw venster wordt geopend waarin je alle relevante informatie voor de organisatie kunt invoeren.

Stap 3: Je kunt ook een avatar (bijv. een logo) uploaden door te klikken op het upload-icoon naast de standaardavatar in de rechterbovenhoek.

Stap 4: Nadat je alle gewenste informatie hebt ingevoerd, klik je op de knop 'Wijzigingen opslaan'.

Zodra je een organisatie hebt aangemaakt, kun je zoveel contactpersonen toevoegen als nodig is voor die organisatie. Contactpersonen kunnen worden gekoppeld aan een inkooporder, offerte of factuur.

Stap 1: Om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, ga je naar de pagina Contactenlijst en zoek je de organisatie waaraan je een contactpersoon wilt toevoegen. De lijst wordt weergegeven aan de linkerhelft van het scherm en je kunt door de contactenlijst bladeren of de zoekbalk direct boven de lijst gebruiken.

Stap 2: Zodra je de organisatie hebt gevonden waarnaar je op zoek bent, klik je erop en zie je de details aan de rechterkant van het scherm. Klik op de knop + Contactpersoon toevoegen onder Contactpersonen.

Stap 3: Vul de gegevens van de contactpersoon in en klik op de knop 'Wijzigingen opslaan'.

Als je gewoonlijk verschillende tarieven aanbiedt voor verschillende klanten, kun je met Rodeo Drive tarieven per klant aanpassen via tariefkaarten. Het instellen van tariefkaarten voor tijd- en/of kostenactiviteiten versnelt het proces van het maken van projectbudgetten.

Stap 1: Ga naar de Contactenlijst pagina en klik op de organisatie die je zoekt. Ga vervolgens naar het tabblad Instellingen voor die organisatie en klik op de knop 'Voeg een uurtarief toe' knop onder het kopje 'Uurtariefkaart'.

Stap 2: Klik op 'Voeg een uurtarief toe'. Vul vervolgens de twee velden in met de naam van de activiteit en vervolgens het tarief.

Stap 3: Je kunt doorgaan met het toevoegen van zoveel tariefkaarten voor activiteiten als nodig is. Klik op de knop 'Wijzigingen opslaan' wanneer je klaar bent.

Vergelijkbaar met de stappen hierboven, zodra je de klant hebt geopend waarvoor je de tariefkaart voor onkostenactiviteiten wilt bijwerken, ga naar het tabblad Instellingen en klik op de knop 'Voeg kostentarief toe' onder de sectie voor kostentariefkaart. Hier voer je de naam van de onkostenactiviteit in (bijv. AV, autoverhuur, camera), het tarief en het mark-up percentage dat je in rekening zult brengen.

Zoals weergegeven in de afbeelding hierboven, kun je indien nodig verschillende marges toevoegen voor elke tariefkaart. Vergeet niet op de knop 'Wijzigingen Opslaan' te klikken als je klaar bent.

Wanneer je nu een project maakt of het budget van een bestaand project voor deze klant bijwerkt, zie je een keuzelijst met de tariefkaarten die je hebt gemaakt.

Om contacten te exporteren, navigeer je naar de Contactenlijst pagina, klik je op de 'Exporteren' knop aan de rechterkans van de zoekbalk.

Hiermee wordt een XLSX-bestand gedownload met drie tabbladen:

Als je elders een lijst met contacten hebt, kun je deze in een paar eenvoudige stappen naar Rodeo Drive importeren. Alleen CSV-bestanden worden ondersteund voor importeren.

Wanneer je op de contactenlijst-pagina bent, klik op het stippenpictogram dat zich rechtsboven op het scherm met de lijst met contacten bevindt, en selecteer ofwel "Importeer organisatie' of "Contacten importeren". Er verschijnt een scherm waar je een CSV-bestand kunt uploaden, inclusief instructies en een voorbeeldbestand om je te helpen je gegevens voor te bereiden

Stap 1: Om een organisatie of een contact binnen die organisatie te verwijderen, ga naar de contactenlijst-pagina en klik op de organisatie die je wilt bewerken. Klik vervolgens op de knop 'wijzig' in de rechterbovenhoek.

Stap 2: Een nieuw venster zal verschijnen. Onderaan het contact, klik op de knop ' Verwijder Organisatie'.

Als je een contact wilt verwijderen, klik eerst op 'wijzig' voor het contact. Klik vervolgens op 'Verwijder Contact'